东莞市湖北商会

档案管理制度

 件档案资料是商会发展历史的真实凭证，是商会开展各项工作的必要条件和手资料。是商会的资产和无形资产的重要组成部分。对档案的认识程度及档案管理的水平，将直接影响档案发挥作用的程度。为规范档案管理，特制订本制度。

一、档案的收集工作

１.归档工作。

工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕后，经由文书人员整理立卷、定期移交给档案员集中保存，称为“归档”。

２.归档范围

（1）商会筹备期间的可行性研究、建议、倡议书、章程、制度、通知、申请、批示、文件等资料；

（2）大事记、功德芳名录；

（3）商会筹备组组长、副组长名单，筹备组成员名单，会员名单；

（4）商会报批名单及相关资料；

（5）财务收支明细材料；

（6）与商会活动相关的资料；

（7）聘用人员合同，人事档案资料；

（8）会议记录，新闻媒体相关报道；

（9）党群社团组织机构文件；

（10）财务账薄、凭证；

（11）照片、录音录像（光盘、优盘等）；

（12）基本建设相关材料；

（13）财产登记表、价格表；

（14）工作计划；

（15）各种活动的策划书、正式活动实施方案；

（16）网上的电子信息（光盘、优盘、硬盘等）；

（17）其他相关资料；

以上资料是商会各项活动的真实记录，也是商会开展工作的重要依据，必须归档保存。

3.档案收集

依据收文发文登记、打印材料登记、传真收发登记、网上下载材料登记和日常办公室的资料清单，进行收集整理。

二、档案的整理工作

档案的整理，就是把零散的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，使之成为一个有机的系统。

1.整理的原则

（1）必须保持文件之间的历史联系；

（2）必须便于保管和使用；

2.整理的程序

（1）分类、组卷、卷内文件的整理；

（2）案卷封面的编目、案卷的装订、排列；

（3）案卷总目录和卷内目录的编制；

三、挡案的管理工作

案卷整理入柜后，要妥善保管，建立借阅使用审批登记手续。

1.及时收集档案资料，来文、发文、文字、电子资料、音像资料、刊杂志、领导外出开会、活动带回的资料处理后，要由管理员及时收集回来，以免丢失；

2.档案柜内要放置樟脑丸、干燥剂以防虫蛀、潮湿而损坏案卷；

3.档案管理者必须经常翻阅总目录和检索工具，对自己保管的材料胸中有数，便于很迅速、准确地找到所需案卷资料。

4.严格执行本会的保密制度，杜绝丢失和泄露案卷资料现象的发生。

东莞市湖北商会

2015年9月1日